Nowy obowiązek w księgowości NGO już obowiązuje i w najbliższych latach obejmie kolejne organizacje. Dotyczy on wprowadzenia tzw. „cyfrowych etykiet”, czyli znaczników kont przypisywanych do poszczególnych pozycji w planie kont organizacji. Od tego roku obowiązek ten dotyczy organizacji będących płatnikami VAT, a od 2027 roku zostanie rozszerzony także na większość pozostałych podmiotów (z wyjątkiem najmniejszych, rozliczających się na podstawie UEPiK). W artykule wyjaśniamy, na czym polegają nowe wymogi, jaki jest cel ich wprowadzenia, jak wygląda harmonogram zmian oraz jak przygotować się do ich wdrożenia w praktyce.
Do lektury zapraszamy członków zarządów organizacji pozarządowych oraz osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych w NGO.
Wprowadzenie obowiązkowych znaczników kont w strukturze Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) to nie tylko zmiana techniczna w systemach IT, lecz proces, który w istotny sposób wpływa na bezpieczeństwo podatkowe organizacji w długiej perspektywie. Prawidłowe mapowanie kont nie powinno być traktowane wyłącznie jako zadanie działu księgowości – to decyzja o charakterze strategicznym, wymagająca aktywnego zaangażowania zarządu. To właśnie na tym etapie kształtuje się sposób, w jaki organy skarbowe będą interpretować charakter działalności organizacji. Niewłaściwie dobrane znaczniki mogą skutkować automatyczną, a zarazem błędną kwalifikacją przychodów jako opodatkowanych lub kosztów jako niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP). Dlatego kluczowa jest ścisła współpraca liderów organizacji pozarządowych z księgowością przy projektowaniu tych schematów, ze szczególnym uwzględnieniem Polityki rachunkowości. Pozwoli ona ograniczyć ryzyko zakwestionowania zwolnień statutowych przez systemy analityczne Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
Czym są znaczniki kont księgowych?
Znaczniki kont to system „cyfrowych etykiet” przypisywanych do poszczególnych pozycji planu kont w organizacji, który pozwala na ich jednoznaczne odczytanie przez systemy Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Są one niezbędne do automatycznego tworzenia sprawozdań finansowych, bilansu oraz raportów podatkowych. Określają, w jakim miejscu w strukturze Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) zostanie ujęte saldo danego konta. Znaczniki zostały określone w rozporządzeniu dotyczącym dodatkowego zakresu danych, które należy uwzględnić w prowadzonych księgach rachunkowych. Dodatkowe informacje znajdują się także na stronie Krajowej Administracji Skarbowej i w udostępnionych tam broszurach.
Znaczniki dzielą się głównie na bilansowe (S_12_1), wynikowe (S_12_2) oraz podatkowe (S_12_3), które odzwierciedlają stan kont na koniec okresu. Są one nadawane przez księgowego w systemach finansowo-księgowych (np. Symfonia, Rewizor GT, RAKS, Comarch Optima) – ręcznie lub automatycznie. Użytkownik powinien jednak zweryfikować ich poprawność, szczególnie w przypadku kont analitycznych.
Konta pozabilansowe (PD) wymagają specjalnych znaczników PD, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego. Znaczniki powinny być regularnie weryfikowane, zwłaszcza przy zmianach w planie kont. Ich błędne przypisanie lub brak może prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia podatku dochodowego oraz zwiększyć ryzyko zainteresowania podatnikiem ze strony organów skarbowych w trakcie analizy danych JPK.
Jak nadawać znaczniki?
W przypadku NGO, kluczowe jest, aby polityka rachunkowości jednoznacznie określała, które konta są przypisane do poszczególnych znaczników JPK_KR_PD (jednolite pliki kontrolne_księgi rachunkowe_konta pozabilansowe).
Organizacja pozarządowa, ze względu na swoją specyfikę (działalność statutowa, gospodarcza, dotacje, darowizny itd.), powinna precyzyjnie oznaczyć konta, aby prawidłowo rozróżniać przychody i koszty podlegające opodatkowaniu od tych zwolnionych z podatku.
- Przychody: konta przychodów z działalności statutowej (często zwolnionych z opodatkowania) powinny być właściwie oznaczone, aby nie były mylone z przychodami z działalności gospodarczej.
- Koszty: ważne jest wyraźne rozróżnienie kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów (KUP) od kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP).
- Wynik: znaczniki muszą odzwierciedlać specyficzny układ sprawozdania dla fundacji i stowarzyszeń określony w załączniku nr 6 do ustawy o rachunkowości.
Należy sprawdzić, czy obecny plan kont umożliwia jednoznaczne przypisanie każdego znacznika. Podczas mapowania kont znaczniki powinny być przypisane do wszystkich kont bilansowych i wynikowych zgodnie z oficjalnym słownikiem struktur JPK_KR_PD. Konieczne jest również zweryfikowanie czy suma sald kont oznaczonych danym znacznikiem odpowiada wartościom wykazanym w sprawozdaniu finansowym.
Cele wdrożenia znaczników:
- Automatyzacja kontroli: administracja skarbowa zyskuje niemal bieżący dostęp do zapisów księgowych, co ogranicza potrzebę kontroli w siedzibie organizacji. Dzięki znacznikom system może automatycznie i precyzyjnie rozpoznać zawartość kont, bez ręcznej analizy ich nazw.
- Standaryzacja planów kont: znaczniki porządkują konta ksiąg rachunkowych, przypisując je do odpowiednich pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat
- Automatyzacja sprawozdawczości podatkowej: wprowadzenie znaczników ma na celu usprawnienie procesu tworzenia struktur JPK_CIT (jednolity plik kontrolny _ podatek dochodowy od osób prawnych), co ułatwia przyporządkowanie kont wynikowych do rozliczenia podatku dochodowego.
- Identyfikacja różnic podatkowych: znaczniki pozwalają oznaczać konta wykorzystywane do obliczania podatku dochodowego, w tym także konta pozabilansowe oraz różnice trwałe i przejściowe.
- Spójność danych: znaczniki (np. S_12_1, S_12_2) pozwalają dokładnie oznaczyć salda kont, co zapewnia ich prawidłową prezentację w bilansie.
- Analityka (Big Data) danych: umożliwia porównywanie kosztów i przychodów między organizacjami o podobnym profilu.
- Wstępne wypełnianie deklaracji: docelowo system będzie automatycznie tworzył deklaracje podatkowe na podstawie przesłanych danych i znaczników.
Terminy i odpowiedzialność za wdrożenie znaczników:
Wdrożenie znaczników jest wymogiem ustawowym wynikającym z szerokiej nowelizacji przepisów o przejrzystości finansów publicznych:
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) – nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej i ich przesyłania w strukturze JPK.
- Ustawa o rachunkowości – określa zasady cyfrowego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. – to kluczowy dokument wykonawczy, który określa dokładny zakres danych (znaczników), o które należy uzupełnić księgi rachunkowe.
Odpowiedzialność za zapewnienie środków i narzędzi do realizacji tego obowiązku spoczywa na Zarządzie organizacji.
Harmonogram wdrażania obowiązku prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych oraz ich przesyłania (JPK_KR ze znacznikami) jest rozłożony na lata.
- Od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek objął największych podatników CIT (o przychodach powyżej 50 mln EUR) oraz podatkowe grupy kapitałowe.
- Od 1 stycznia 2026 r. – obowiązek objął pozostałych podatników CIT (w tym organizacje pozarządowe będące czynnymi podatnikami VAT) oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, którzy są zobowiązani przesyłać inne formy JPK, np. JPK_VAT.
- Od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym organizacje pozarządowe niebędące czynnymi podatnikami VAT).
Ważne: zwolnione z tego obowiązku są jedynie najmniejsze jednostki prowadzące Uproszczoną Ewidencję Przychodów i Kosztów (UEPiK).
Ryzyka związane z błędami:
- Automatyczne kontrole: algorytmy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) będą porównywać profil działalności NGO z jego wydatkami. W przypadku gdy koszty administracyjne będą nieproporcjonalnie wysokie względem kosztów statutowych, organizacja może zostać automatycznie wytypowana do kontroli.
- Utrata zwolnień podatkowych: błędne przypisanie znacznika do przychodu zwolnionego (np. z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT) może zasugerować urzędowi, że środki zostały wydatkowane niezgodnie z celem statutowym, co rodzi ryzyko powstania zaległości podatkowej.
- Odpowiedzialność osobista: członkowie Zarządu organizacji odpowiadają za rzetelność ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych. W dobie JPK_KR_PD błąd w cyfrowej „etykiecie” konta staje się błędem w deklaracji podatkowej przesyłanej do urzędu.
Jak przygotować organizację?
Zarząd powinien podjąć następujące działania operacyjne, które zapewnią bezpieczeństwo i sprawność funkcjonowania organizacji:
- Audyt i aktualizacja planu kont: należy zlecić księgowości sprawdzenie, czy obecny sposób zapisu pozwala na wyodrębnienie kosztów KUP (koszty uzyskania przychodu) i NKUP (koszty niestanowiące kosztu uzyskania przychodu) już na etapie księgowania dokumentu, a nie tylko w końcowych zestawieniach na koniec roku.
- Weryfikacja systemów IT: należy upewnić się, że używane oprogramowanie finansowo-księgowe (np. Optima, Rewizor GT i inne) będzie zaktualizowane i dostosowane do obsługi struktury JPK_KR_PD w wymaganym terminie. Może to wiązać się z koniecznością przeznaczenia dodatkowych środków na licencje lub migrację do nowszych wersji systemów.
- Przegląd procedur obiegu dokumentów: znaczniki wymagają, aby opis merytoryczny faktury był na tyle precyzyjny, by księgowy wiedział, jaką „etykietę” nadać (np. czy dany wydatek dotyczy wyłącznie działalności nieodpłatnej, czy mieszanej).
- Szkolenia i świadomość: to nie jest tylko „kwestia techniczna”, lecz również zmiana podejścia do zarządzania finansami w NGO. Księgowi muszą otrzymać wsparcie merytoryczne, aby poprawnie rozumieli różnicę między ujęciem bilansowym a nowym ujęciem podatkowym.
Wprowadzenie znaczników kont oznacza przejście na bardzo wysoki poziom transparentności. Dla dobrze zarządzanej organizacji jest to szansa na uporządkowanie finansów i dalszą profesjonalizację. Dla podmiotów, które dotąd zaniedbywały analitykę księgową, zmiana ta może jednak stanowić istotne ryzyko podatkowe i organizacyjne. Dlatego organizacje powinny rozpocząć mapowanie kont z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem przed terminem obowiązkowego wdrożenia znaczników.
Podstawy prawne:
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2025 r. poz. 278 z póź. zm.).
- Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z póź. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1828).
Autorka: Katarzyna Bajraszewska
