Dzisiejszy biznes, nawet ten najmniejszy, nie może obejść się bez nowoczesnych technologii. Dzięki nim łatwiej zarządzać pracownikami, docierać do klientów, prowadzić produkcję lub działalność usługową. Firmy, które nie obawiają się nowości, pracują szybciej i sprawniej, a także uzyskują lepsze efekty. Często nie płacą za to zbyt wiele, bo innowacyjność nie zawsze jest kosztowna.
Smartfon zmieli zboże
Nowoczesne technologie niemal jednoznacznie kojarzą się z szeroko pojętą informatyzacją. Komputerowo steruje się dziś urządzeniami do mieszania ciasta w piekarni, obrabiarkami do drewna w stolarni, czy mieszalnikami do pasz w wiejskich gospodarstwach.
– Wszystko mam w telefonie komórkowym – chwali się pan Łukasz, który niedawno zmodernizował przejęty po krewnych niewielki młyn. – Za pomocą specjalnej aplikacji jestem w stanie uruchomić konkretne urządzenia, a potem monitorować ich pracę. Na bieżąco mogę być także informowany o awariach, które nawet w tak zaawansowanym technologicznie zakładzie się zdarzają. Jestem zwolennikiem urządzeń mobilnych, dzięki nim mam także stały dostęp do oferty giełdowej, gdzie podglądam aktualne ceny zbóż. Ile mnie to kosztuje? Dokładnie tyle, ile abonament u operatora. A aplikację komórkową dostosowałem sobie sam według wskazówek opublikowanych w branżowym portalu.
Nawóz dostępny online
Rewolucyjny dla małego biznesu okazał się internet. To w sieci można kupować lub sprzedawać wytworzone przez siebie wyroby. Wyrastające jak grzyby po deszczu sklepy internetowe z sukcesem działają także w środowiskach wiejskich. Dowodem na to jest firma pana Macieja, który handluje w sieci nawozami sztucznymi, środkami ochrony roślin i kwalifikowanym materiałem siewnym.
– Początkowo mój biznes miał tradycyjną formę i opierał się na bezpośrednim kontakcie z klientem. W ten sposób mogłem się rozwijać tylko do pewnego stopnia, nowych klientów nie przybywało. Internet pozwolił mi rozwinąć swoją działalność i dzisiaj zakupy robią w mojej hurtowni rolnicy z całej Polski.
Pan Maciej skorzystał z usług wyspecjalizowanej firmy, która zbudowała jego sklep w sieci. Wydał na to około 4 tys. zł. Z podobnym wyzwaniem można jednak poradzić sobie samodzielnie i to za dużo mniejsze pieniądze. Trzeba tylko sięgnąć po darmowe oprogramowanie, opłacić domenę (50 zł na rok) i wykupić hosting (100 zł). Warto również rozważyć budowę sklepu internetowego w oparciu o miesięczny abonament. W jednym z najbardziej popularnych serwisów za 20 zł miesięcznie możemy otrzymać nielimitowany transfer, pomoc mailową i telefoniczną oraz pełną integrację z portalami aukcyjnymi.
Komputer o silniku prawdę powie
Internet ułatwia życie nawet mechanikom samochodowym, którzy online przeglądają oferty dostawców części zamiennych, a potem tą sama drogą zamawiają potrzebny asortyment. Pozostaje im tylko poczekać na kuriera, który dostarczy na miejsce właściwy towar.
– I prawie nic dodatkowo to nie kosztuje. Za cenę abonamentu internetowego jestem w stanie od ręki sprecyzować klientowi, ile wyniesie koszt naprawy samochodu. Mam stały dostęp do ofert hurtowni motoryzacyjnych, korzystam także z czatów, na których z konsultantami negocjuję ceny zamówionych części. Kiedyś byłoby to nie do pomyślenia. Takie rozwiązanie jest dla mnie bardzo opłacalne. Oszczędzam nie tylko czas, ale i pieniądze, które musiałbym wydać na paliwo. Do najbliższej hurtowni mam prawie 20 kilometrów – konstatuje pan Krzysztof, właściciel warsztatu samochodowego pod Wieluniem.
W tego typu zakładach prócz internetu przydaje się także specjalistyczne oprogramowanie diagnostyczne. Naprawy współczesnych aut rozpoczyna się od podpięcia ich do komputera. Na ekranie widać dokładnie, jakie występują błędy i gdzie znajduje się ich źródło.
Oprogramowanie – największa technologiczna gratka
Bez dostępu do nowoczesnych technologii nie są w stanie egzystować także małe wyspecjalizowane firmy, działające na przykład w branży budowlanej. Pan Zbigniew prowadzi na wsi biuro projektowe.
– Dawno minęły czasy, kiedy projekty tworzyło się ręcznie przy pomocy rapidografów. Największą technologiczną gratką w moim zawodzie jest coś, czego gołym okiem nie widać. Mowa o specjalistycznym oprogramowaniu, które nie tylko usprawnia pracę, ale pozwala uczynić koncepcję budowy nowego obiektu bardziej czytelną dla klienta. Wzbogacanie biblioteki programów to proces ciągły. Zresztą nie byłoby mnie stać, żeby wszystkie kupić od razu. To studnia bez dna. Ostatnio za 7 tys. zł nabyłem program, który automatycznie po wprowadzeniu podstawowych danych wizualizuje projektowany obiekt. To ważne choćby z tego względu, że ludzie od razu mogą zobaczyć bryłę budynku, a nie tylko jej rzut z góry. Niebywale istotne jest dla mnie również oprogramowanie, służące do przeliczania danych. Dzięki temu mogę szybko oszacować obciążenie, czy wytrzymałość konkretnych elementów.
Czy wszystkie specjalistyczne programy są tak drogie? Okazuje się, że nie. Otóż najpopularniejsze programy do rysowania można zastąpić nawet dziesięciokrotnie tańszymi zamiennikami.
Tanie cyber-zarządzanie
Nasi rozmówcy nie korzystają z programów służących do zarządzania firmą. Na rynku dostępnych jest sporo niedrogich programów ułatwiających prowadzenie działalności gospodarczej. Za niecałe 100 zł w sieci można kupić proste w obsłudze programy. Są w pełni konfigurowalne i intuicyjne, umożliwiają łatwe wyszukiwanie interesujących nas danych czy analizę kontaktów z klientami. Moduły statystyczne umożliwiają łatwe wyciągniecie wniosków z przedstawionych danych na wykresach.
Jak się okazuje, drobni przedsiębiorcy z reguły nie decydują się również na samodzielne prowadzenie księgowości. – Wiem, że istnieje do tego celu szereg pomocnych narzędzi, ale wolę ten czas poświęcić na pracę nad projektami. Korzystam z usług specjalisty. Spotykamy się raz w miesiącu, rozliczamy faktury, omawiamy kwestie podatkowe. Koszt naprawdę symboliczny, a głowa wolna od dodatkowych zmartwień – dodaje pan Zbigniew.
Należy zaznaczyć, że istnieje tu sensowna alternatywa. W internecie znajdziemy programy, dzięki którym za kilkanaście złotych samodzielnie będziemy mogli rozliczać faktury. Miesięczny, standardowy abonament w popularnym programie fakturowym to wydatek rzędu 15 zł. Jego prostota stosowania i intuicyjny interfejs ma na celu maksymalizowanie szybkości i efektywności fakturowania. Dane są bezpiecznie przechowywane w chmurze i dostępne z dowolnego miejsca na świecie, niezależnie od urządzenia, na którym się pracuje.
Jeżeli zależałoby nam na nieco bardziej rozbudowanym oprogramowaniu księgowym, to istnieje szereg komercyjnych, aczkolwiek atrakcyjnych cenowo propozycji. Za nieco ponad 120 zł można nabyć program, którego autorzy pozwalają użytkownikowi wykreować pakiet dostosowany do indywidualnych potrzeb. Koszty dodatków nie są wygórowane i sięgają zaledwie kilkudziesięciu złotych.
Ze sporym ryzykiem wiąże się natomiast korzystanie z zupełnie darmowych programów, które z reguły nie posiadają aktualizacji wynikających z często nowelizowanego prawa podatkowego. Ich zastosowanie może generować błędy, a w następstwie niespodziewane koszty.
Opłaty zza biurka
To co łączy wszystkich przedsiębiorców – potentatów i tych zupełnie drobnych – to korzystanie z bankowości elektronicznej. Trudno sobie dzisiaj wyobrazić prowadzenie biznesu bez możliwości wykonywania przelewów przez internet. Dzięki takim operacjom bez wychodzenia z biura można regulować zobowiązania wobec konkretnych instytucji i kontrahentów. Firmy usługowe natomiast coraz chętniej oferują możliwość regulowania rachunków przy pomocy kart płatniczych.
– Klienci zazwyczaj nie mają przy sobie gotówki, ale niemal zawsze dysponują kartami bankowymi. Trzeba było zatem pójść z duchem czasu i zamontować terminal. Mam wrażenie, że dzięki temu zainteresowanie moimi usługami odrobinę wzrosło – przekonuje pan Krzysztof, właściciel wspomnianego warsztatu. – Z doświadczenia wiem, że zanim zainstalujemy terminal, warto zapoznać się z ofertami licznych operatorów.
Kulejący obieg dokumentów
Wydawałby się, że dzięki nowoczesnym technologiom uda się uciec od biurokracji. Załatwienie formalności przez internet w dalszym ciągu pozostaje niespełnionym marzeniem przedsiębiorców. W wielu sprawach trzeba osobiście stawiać się z dokumentami w konkretnych urzędach. – To rzeczywiście bardzo ogranicza moje działania. Z każdym projektem muszę jeździć do starostwa powiatowego. Moja rola ogranicza się zwykle do tego, że po prostu dostarczam papiery. Czy nie można byłoby ich wysyłać pocztą elektroniczną? Mam nadzieję, że niebawem to się zmieni – z umiarkowanym optymizmem kwituje pan Zbigniew.
Przemysław Chrzanowski
Data publikacji: 03.03.2015r.
