Od trzech do czterech na pięć nowozakładanych przedsiębiorstw upada w pierwszych dwóch latach działalności. Okazuje się, że formalny moment rejestracji przedsiębiorstwa, którego tak wielu się obawia i dlatego odwleka go często o długie miesiące, nie jest najbardziej krytycznym i trudnym do pokonania. Często o wiele więcej trudności sprawia aktywność późniejsza – regularne i konsekwentne rozwijanie własnego biznesu.
Z czego wynika krótki okres działalności i nietrwałość nowozakładanych przedsiębiorstw? Kryzys gospodarczy, silna konkurencja, załamanie popytu to tylko niektóre z możliwych przyczyn upadku. Zdarza się jednak, że podstawowym problemem okazuje się jakość zarządzania.
Zarządzanie przedsiębiorstwem można rozpatrywać na wielu różnych poziomach – analizując je w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, od modelu teoretycznego, na którym się ono opiera, czy od obszaru, którego dotyczy (zarządzanie finansami, zarządzanie sprzedażą, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz inne). W niniejszym artykule skoncentrujemy się jednak na praktycznych aspektach zarządzania w mikroprzedsiębiorstwie, które może, ale nie musi, zatrudniać pracowników.
Czym jest zarządzanie?
Zarządzanie to zestaw działań (obejmujących planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie), skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny (Griffin 2004, s. 8).
Zarządzaniem można określić ogół procesów i działań podejmowanych w celu podtrzymania działalności przedsiębiorstwa dla jak najbardziej skutecznego osiągania jego celów.
W całym procesie zarządzania przedsiębiorstwem można wskazać cztery podstawowe typy działań:
A. Planowanie obejmuje cały szereg działań związanych z wyznaczeniem celów przedsiębiorstwa – zarówno krótko- jak i długookresowych. Oprócz wyznaczania celów, planowanie służy również określaniu najbardziej optymalnych sposobów ich osiągnięcia. Oznacza to, że planując np. wzrost przychodów przedsiębiorstwa o 20% rocznie powinniśmy zastanowić również, w jaki sposób wzrost ten chcemy osiągnąć: czy pozyskując nowych klientów, czy poprzez sprzedaż już dotychczasowym klientom nowych produktów lub usług, a może podnosząc ceny?
B. Organizowanie oznacza takie grupowanie działań i zasobów, które w konsekwencji powinno doprowadzić do osiągnięcia zaplanowanych celów. Chodzi zatem o przełożenie strategii powstałych na etapie planowania w konkretne działania przypisane konkretnym osobom dysponującym konkretnymi zasobami. Planując 20% wzrost przychodów dzięki pozyskaniu nowych klientów, na etapie organizowania, powinniśmy np. określić nowe miesięczne plany sprzedaży, liczby pozyskanych odbiorców, nowe trasy handlowców czy samochody dla pracowników, dzięki którym łatwiej dotrą do nowych klientów.
C. Przewodzenie to takie kierowanie ludźmi, które będzie dla nich motywujące i zachęcające do wzrostu wydajności i lepszego działania na rzecz organizacji. To inaczej zespół procesów, które mają zachęcić jej członków do współpracy w interesie przedsiębiorstwa. Zdobycia nowych klientów i 20% wzrostu przychodów, nie da się osiągnąć bez odpowiednio zmotywowanych pracowników i zachęconych przez swojego szefa.
D. Kontrolowanie oznacza obserwowanie postępów oraz pojawiających barier w organizacji na drodze realizacji zaplanowanych celów. To proces stałego monitorowania aktualnej sytuacji i analizowania, w jaki sposób wpływa ona na osiąganie pożądanych rezultatów. Planując 20% wzrost przychodów kontrolowanie będzie dotyczyło np. oceny w jakim stopniu wzrost jest osiągany, jakie są wyniki pracy handlowców oraz jakiego typu ryzyka mogą spowodować, że cel nie zostanie osiągnięty.
Chociaż w teorii działania następują po sobie kolejno, to jednak w praktyce wszystkie one wykonywane są równolegle i sieć powiązań między nimi jest znacznie bardziej rozbudowana. Przedsiębiorca, wyznaczając cele i strategie działania, nie może zrezygnować z bieżącego organizowania, przewodzenia czy kontrolowania.
Przedstawione powyżej ogólne rozumienie zarządzania można odnieść zarówno do największych korporacji jak i do średnich, małych, a także do mikroprzedsiębiorstw. W każdej bowiem działalności biznesowej wymienione wyżej cztery elementy powinny występować. Pewnym wyjątkiem może być funkcja przewodzenia, która w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej pojawia się w ograniczonym zakresie – na przykład w odniesieniu do zewnętrznych współpracowników.
Planowanie w przedsiębiorstwie
Jednym z częściej popełnianych błędów w małych podmiotach jest brak jakiegokolwiek planowania albo planowanie jedynie bieżące. Powodów takiej słabości może być przynajmniej kilka. Jednym z nich jest brak umiejętności planowania – właściciel lub zarządca owszem posiada merytoryczną wiedzę z zakresu działalności, czyli jest specjalistą w swoim zakresie np. świetnym grafikiem, zawodowym kierowcą czy tłumaczem, ale brak mu umiejętności wyznaczania sobie celów biznesowych i określania dróg ich osiągnięcia. Kolejną przyczyną może być brak czasu i słaba organizacja – początkujący przedsiębiorca często bierze na siebie bardzo wiele obowiązków związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem (np. prowadzenie księgowości), z jednej strony, aby ograniczać koszty, z drugiej, bo uważa, że sam wykona jej najlepiej. Inny powód to przeciążenie pracą, czyli częsta pułapka, w którą wpadają właściciele małych podmiotów, gdy pojawiają się trudności. Zamiast spokojnie zastanowić się i przeanalizować źródła problemów uważają, że aby je pokonać muszą pracować jeszcze więcej, bardziej intensywnie i dłużej niż dotychczas.
Proces planowania nawet w bardzo małym przedsiębiorstwie jest o wiele ważniejszy niż nam się to powszechnie wydaje. Na ogół właściciel lub zarządca zastanawia się jak zdobyć pierwszego, drugiego i trzeciego klienta, ale nie myśli już zupełnie o tym, co zrobi, aby pozostali oni jego klientami po upływie roku, dwóch czy pięciu lat. Dzięki działalności chce zdobyć środki na przeżycie miesiąca, opłacenie składek ZUS, podatku, księgowej, ale zupełnie nie wie, ile powinien odłożyć na koniec roku, aby zainwestować w nowe maszyny.
Planowanie wymaga nieustannego budowania wizji swojego przedsiębiorstwa, zmieniania jej, dostosowywania do zmieniających się warunków – zarówno w krótkiej jak i długiej perspektywie. Sama wizja jednak nie wystarczy, potrzeba jeszcze konkretnych i realnych sposobów jej urzeczywistnienia.
Organizowanie w przedsiębiorstwie
Organizowanie to obszar zarządzania, który w przeciwieństwie do planowania, na ogół jest obecny w każdym przedsiębiorstwie. Jego brak prowadzi od chaosu, poczucia braku sensu u pracowników i zniechęcenia pracą. Chociaż każdy właściciel przedsiębiorstwa stara się w taki czy inny sposób organizować jej działalność, to warto zadbać, aby proces ten przebiegał w sposób optymalny.
Organizując działania w przedsiębiorstwie, zarządca ma na ogół do dyspozycji cztery grupy zasobów:
A. Zasoby ludzkie to pracownicy oraz współpracownicy danego
przedsiębiorstwa (w szczególnym przypadku zasoby ludzkie będą ograniczały się do przedsiębiorcy działającego jednoosobowo). Nie bez przyczyny mówi się, że stanowią one najcenniejszy zasób przedsiębiorstwa. Od ich kompetencji, wiedzy i umiejętności, a także zaangażowania zależy sprawność działania całej organizacji.
B. Zasoby finansowe to środki, jakimi dysponuje przedsiębiorstwo w postaci gotówki, depozytów lub lokat bankowych, kredytów oraz innych. Dzięki nim przedsiębiorstwo może podejmować kolejne inwestycje nie tracąc przy tym płynności finansowej.
C. Zasoby fizyczne, inaczej rzeczowe, to wszystkie budynki, urządzenia, maszyny produkcyjne, samochody, telefony, komputery, które należą do przedsiębiorstwa i które mogą zostać wykorzystane w działalności biznesowej.
D. Zasoby informacyjne oznaczają unikalną wiedzę zapisaną i skodyfikowaną oraz wiedzę pracowników, posiadane patenty, prawa autorskie, bazy klientów, wypracowane standardy obsługi. To wszystko co określane jest terminem know how (ang. wiedzieć jak) i co wypracowuje się w toku działalności biznesowej.
Określając na etapie planowania cele do osiągnięcia oraz decydując się na wybór konkretnej strategii działania, przedsiębiorca staje przed decyzją, jakie zasoby należy oddelegować i w jakim zakresie, aby doprowadziło to do realizacji zamierzeń w sposób sprawny i skuteczny. Chodzi więc nie o jakiekolwiek oddelegowanie zasobów, ale takie, które po pierwsze nie będzie prowadziło do ich marnotrawienia, a po drugie pozwoli osiągnąć zamierzony rezultat.
Przykładem niewłaściwej organizacji może być sytuacja, w której handlowcom w przedsiębiorstwie przydzielany jest zbyt mały plan sprzedaży albo niewielka liczba spotkań handlowych do odbycia np. w tygodniu. W konsekwencji będzie to prowadziło do marnotrawienia zasobów ludzkich i zmniejszania przewagi konkurencyjnej. Owszem, handlowiec prawdopodobnie będzie zadowolony, ale jedynie do czasu, kiedy kondycja przedsiębiorstwa nie pogorszy się na tyle, że jego prowizje zmaleją albo zabraknie środków na jego wynagrodzenie.
Możliwa jest także sytuacja odwrotna, gdy przedstawiciel handlowy zostaje obarczony tak dużą liczbą zadań, iż z góry można przewidzieć, że nie uda mu się ich wypełnić. Dodatkowo, jeżeli jego praca nie zostanie wsparta odpowiednimi zasobami fizycznymi (np. samochód, laptop, telefon) szanse na osiągnięcie celów sprzedaży znacząco maleją.
Organizowanie działań i zasobów nie może być dziełem przypadku. To raczej ciągle modyfikowany proces polegający na dokładnym obserwowaniu zdarzeń, wyciąganiu wniosków i podejmowaniu odpowiednich decyzji.
Przewodzenie w przedsiębiorstwie
Jeżeli zatrudniasz pracowników, nie musisz robić dokładnie tego, co oni. Najprawdopodobniej nie musisz nawet znać się na każdym, najmniejszym szczególe ich działalności. Wraz z rozwojem działalności stanie się to nawet niemożliwe, gdyż liczba szczegółowych zadań składających się na działalność przedsiębiorstwa będzie trudna do ogarnięcia. Powinieneś natomiast umieć zachęcać i mobilizować innych do skutecznego działania.
W przedsiębiorstwach zatrudniających dziesiątki, setki czy tysiące osób tworzy się szereg programów motywacyjnych, które mają zapewnić wysoki poziom zaangażowania i osobistej skuteczności. System premii, przemyślanych nagród, ale także kar dla pracowników ma zagwarantować, skuteczny rozwój przedsiębiorstwa oraz że jego zasoby nie będą marnotrawione. Być może twoje przedsiębiorstwo kiedyś również dojdzie do takiego poziomu rozwoju. Póki co, warto pamiętać, że warunkiem sukcesu niewielkiego przedsiębiorstwa jest zaangażowany i współpracujący zespół. Zespół potrzebuje jednak skutecznego lidera.
Umiejętność przewodzenia jednym przychodzi łatwiej, innym trudniej. Zawsze jednak można spróbować tej sztuki się nauczyć. Dosyć często spotykanym problemem jest jednak fakt, że właścicielom małych przedsiębiorstw, które sami tworzyli i budowali od podstaw, z trudem przychodzi dzielenie się odpowiedzialnością z innymi. Dominujący efekty przywiązania do przedsiębiorstwa i traktowanie jego jak własne dziecko sprawia, że niechętnie dopuszczają do głosu innych i dają przyzwolenie na wprowadzanie nowych pomysłów w życie. Tam jednak, gdzie uda się zbudować zgrany i zaufany zespół, wyniki znacząco się poprawiają.
W jaki sposób zbudować sprawny zespół pracowniczy?
1. Pamiętaj, że zespół to grupa osób mająca wspólny cel. Pomyśl, czy twoi pracownicy znają cele przedsiębiorstwa? Jeżeli nie, to spróbuj im je przybliżyć. Rozmowy, spotkania zespołu, odprawy pracownicze to tylko niektóre z możliwych sposobów na uświadomienie celów przedsiębiorstwa.
2. Informując o celach, postaraj się, aby były dla wszystkich zrozumiałe. Nikt nie powinien mieć wątpliwości, co chcecie osiągnąć i dlaczego. Cele muszą być odpowiednie ambitne – nie mogą być zbyt proste, ale też zbyt trudne.
3. Postaraj się, aby cele przedsiębiorstwa stały się celami pracowników, to znaczy, aby widzieli wartość w ich osiągnięciu i dążyli do nich. Nie ma lepszej motywacji do pracy niż motywacja wewnętrzna, czyli nie narzucona z góry.
4. Daj zespołowi lidera. Najprawdopodobniej jako właściciel przedsiębiorstwa to ty będziesz dla swoich pracowników naturalnym liderem. Liderem może być jednak któryś z pracowników, działający pod twoją kontrolą i tobie podległy. Ważne jest, aby posiadał zdolność przewodzenia, cieszył się autorytetem i było oparciem wtedy, gdy pracownik będzie potrzebował pomocy.
5. Ustal z zespołem zasady działania. Twoi pracownicy powinni wiedzieć, co i w jaki sposób wykonywać, co jest dozwolone, a czego absolutnie nie powinni robić.
6. Buduj wzajemne zaufanie i szacunek. To warunek dobrego samopoczucia członków zespołu. Pamiętaj, że nie chodzi tu o towarzyskie relacje, ale o szanowanie zdania każdego, docenianie, delegowanie ambitnych zadań, przyzwalanie na błędy, jeżeli wynikają one z chęci rozwoju i zdobycia nowych umiejętności.
7. Zadbaj o poprawną komunikacje w zespole. Pierwszym wzorcem będziesz ty sam. Komunikuj wprost, nawet twardo, ale bez obrażania, poniżania, dyskredytowania. Jasno wskazuj błędy, ale także chwal i doceniaj. Mów wprost, o co ci chodzi, nigdy półsłówkami i aluzjami. Nie manipuluj swoimi pracownikami.
8. Wykorzystuj mocne strony członków zespołu. Deleguj zadania zgodne z ich predyspozycjami.
9. Uruchom kreatywność pracowników. Nie zakładaj, że wszystko wiesz najlepiej. Ty także od swoich pracowników możesz się wiele nauczyć.
10. Przestrzegaj zasad i bądź uczciwy w stosunku do zespołu.
Kontrolowanie w przedsiębiorstwie
Termin „kontrolowanie” często budzi w nas negatywne skojarzenia przywodząc na myśl sprawdzanie, ocenianie, a nawet podglądanie czy podsłuchiwanie. Zapewne to pokłosie doświadczeń z poprzedniego systemu, w którym wiele dziedzin życia podlegało urzędowej kontroli. Tymczasem kontrolowanie jako element zarządzania przedsiębiorstwem, co prawda zawiera także ocenę pracowniczą, ale w większym stopniu dotyczy weryfikacji sytuacji przedsiębiorstwa.
W kontrolowaniu zarządczym chodzi przede wszystkim o obserwowanie postępów organizacji w realizowaniu jej celów. Dzięki sprawnej kontroli przedsiębiorca jest w stanie ocenić, czy istnieje ryzyko nie osiągnięcia celów, i w taki sposób przeorganizować działania, by ryzyko to wyeliminować. Kontrolowanie jest więc systematycznym analizowaniem sytuacji przedsiębiorstwa, oceną efektów, a w konsekwencji modyfikowaniem podjętych wcześniej decyzji, jeżeli sytuacja tego wymaga.
Niewątpliwie, elementem kontroli jest również ocena działań pracowników. Za dosyć ryzykowne trzeba bowiem uznać założenie, że pracownicy pozbawieni jakiejkolwiek kontroli będą pracować wydajniej. Jej stopień powinien jednak zależeć od wielkości przedsiębiorstwa, specyfiki pracy osób w nim zatrudnionych, integracji zespołu oraz wewnętrznej motywacji do pracy. Nadmierne mechanizmy kontrolne w dosyć szybkim tempie są w stanie przynieść odwrotny skutek do planowanego, powodując podejrzliwość personelu, brak zaufania oraz zniechęcenie.
Błędy w zarządzaniu przedsiębiorstwem
Pomimo znajomości podstaw zarządzania zdarza się jednak, iż początkujący przedsiębiorcy podejmują niewłaściwe decyzje, które skutkują kłopotami dla przedsiębiorstwa, a w konsekwencji dla nich samych. Poniżej prezentujemy katalog najczęściej popełnianych błędów, które mogą zaważyć na losie przedsiębiorstwa.
> Oczekiwanie szybkiego i wysokiego zysku
Pierwsze tygodnie to na ogół entuzjazm i zadowolenie nawet z najmniejszych zysków. Kolejne miesiące to poszukiwanie klientów i zaciskanie pasa. Drugi rok to prawdziwy sprawdzian dla przedsiębiorstwa. Wreszcie trzeci, który daje względną stabilność i pozwala na jego wzmocnienie. Oczywiście powyższa reguła nie musi dotyczyć Ciebie – być może znajdziesz niszę i trafisz z pomysłem biznesowym osiągając sukces od razu, ale może zajmie to Tobie nieco więcej czasu. Pamiętaj, że zbyt szybka chęć wzbogacenia na dłuższą metę może być demotywująca i prowadzić do ryzykownych decyzji biznesowych.
> Ignorowanie wiedzy z zakresu przedsiębiorczości
Przekonanie, że aby odnieść biznesowy sukces, wystarczy być dobrym w tym, co robiło się do tej pory, może być bardzo mylące. Nawet jeżeli dotychczas byłeś świetnym specjalistą na etacie, bierz pod uwagę, że działalność gospodarcza będzie wymagać od Ciebie wielu nowych umiejętności oraz wiedzy. Wielu początkujących przedsiębiorców rozbiło się o rafę nieskutecznego pozyskiwania klientów, braku umiejętności zarządzania pracownikami, opóźnień w dostawach, braku środków na inwestycje. Prowadzenie biznesu to taka sama sztuka jak bycie świetnym informatykiem, malarzem pokojowym czy plantatorem.
> Brak nawyku oszczędzania
Gdy uda się przetrwać najtrudniejsze miesiące, a na firmowym koncie zaczyna przybywać gotówki, pokusa łatwego wydawania może być bardzo duża. Nowy samochód, mieszkanie, zagraniczne wycieczki – nie ma w tym nic złego, jednak pamiętaj, że po tłustych latach zawsze przychodzą te chude. Być może szybciej niż myślisz będziesz potrzebował nowych inwestycji, wydatków na reklamę, nowych rodzajów produkcji. Warto, w czasach dobrych wyników finansowych, odłożyć pewną ilość środków na lata trudniejsze.
> Ignorowanie nauki i potrzeby rozwoju
Gdy już przedsiębiorstwo odniesie nawet niewielki sukces okupiony nadludzką pracą jej właściciela, bardzo trudno jest go przekonać, iż w dalszym ciągu on i jego pracownicy potrzebują nowej wiedzy i nowych umiejętności. Przecież wszystko wskazuje na to, że świetnie sobie radzą, zatem nie potrzeba im szkoleń, poprawy sposobu zarządzania czy optymalizacji procesów produkcji. Utknięcie w starych schematach działania może prowadzić do niezauważania potrzeb zmieniającego się nieustannie rynku.
> Brak harmonii miedzy życiem osobistym i pracą
Naturalna reakcja, gdy interesy zaczynają iść źle, to większa liczba godzin spędzanych w pracy, praca w dni wolne, większa liczba zobowiązań. Na dłuższą metą może to być błąd. Twoje możliwości jako człowieka są ograniczone. Musisz spać, odpowiednio się odżywiać i wypoczywać. Lepsze od „zaharowania się”, będzie spokojne zastanowienie nad przyczynami problemów i poszukanie możliwych dróg wyjścia z nich.
> Administracja państwowa
Prowadząc własną działalność gospodarczą, musisz mieć odpowiednią ilość czasu na działalność produkcyjną, świadczenie usług albo handel. Nie zapomnij jednak, że wraz z rejestracją działalności gospodarczej dojdą do tego obowiązki: systematycznych rozliczeń z urzędem skarbowym, ZUS-em, prowadzenia księgowości, wyjaśniania pomyłek, umów, wystawiania i regulowania faktur, pozyskiwania i obsługi klientów, przyjmowania reklamacji, tworzenia oferty, reklamy, a jeżeli zdecydujesz się zatrudnić pracowników, to także prowadzenia obszernej dokumentacji kadrowej. To wszystko wymaga czasu – tym więcej, im bardziej po omacku będziesz się poruszał. Warto więc dobrze do tego się przygotować, by mieć czas na to, na czym rzeczywiście będziesz zarabiał.
Dyscyplina osobista i organizacja pracy własnej
Biorąc pod uwagę opisane powyżej aspekty zarządzania oraz możliwe błędy popełniane przez przedsiębiorców, nasuwa się wniosek, iż prowadzenie własnego przedsiębiorstwa wymaga bardzo dużej wiedzy z różnych obszarów oraz szerokiego zakresu specyficznych umiejętności. Z pewnością z tego właśnie powodu zakładanie działalności gospodarczej nie jest najlepszym rozwiązaniem dla każdego. Będą osoby, których ogrom zadań i obowiązków stojących przed przedsiębiorcą będzie przerażał i słusznie będą wybierać dla siebie pracę etatową.
Ci jednak, którzy swoich sił chcą próbować w biznesie, powinni nastawić się na długotrwały wysiłek, ciągłe uczenie się, poszukiwanie kreatywnych rozwiązań oraz różnorodność czekających ich zadań. Niewątpliwe takie cechy jak systematyczność, punktualność, regularność, pracowitość, dobra organizacja pracy, ale także elastyczność bardzo się im przydadzą w zarządzaniu własnym przedsiębiorstwem.
Autor: Przemysław Kozak, 2014 r.
