Jak przygotować dobry statut KGW?

Statut koła gospodyń wiejskich (KGW) to najważniejszy dokument regulujący działalność tej organizacji.

Co określa statut KGW?

Statut określa między innymi cele działania koła oraz sposoby, w jakie koło je realizuje. Jest to ważne, nie tylko ze względu na planowanie działań i informowanie o nich innych osób, ale też z przyczyn podatkowych. Jeżeli koło podejmuje działania, które nie są zapisane w jego statucie, może być zobowiązane zapłacić podatek. Ten artykuł wyjaśnia, dlaczego tak jest.

Określenie celów działania KGW

W związku z tym bardzo ważne jest rozpoznanie potrzeb osób, z którymi i dla których koło działa, a także przewidzenie, jakie potrzeby mogą pojawić się w przyszłości. Na tej podstawie warto ze wszystkimi członkiniami i członkami koła określić wszystkie cele, które dotyczą działania koła i doprowadzić do zawarcia ich w statucie, uwzględniając przy tym przepisy ustawy o kołach gospodyń wiejskich.

Dlaczego warto poszerzyć cele działania KGW?

Nie warto zawężać możliwości działania koła do celów zapisanych we wzorcowym statucie KGW. Przykładem może być potrzeba zorganizowania pomocy dla potrzebujących osób, na przykład pogorzelców, powodzian lub uchodźców. Jeśli koło nie ma zapisanej w statucie działalności charytatywnej jako celu swojego działania, a przeznaczy część swojego budżetu na zorganizowanie pomocy, może być zobowiązane do opłacenia podatku od osób prawnych (CIT) od tej kwoty.

Dlatego aby napisać dobry statut, należy uwzględnić przepisy ustawy o kołach gospodyń wiejskich oraz dostosować go do potrzeb danej społeczności. Ustawa o KGW (link poniżej) prezentuje wzorcowy statut KGW. Dobrze jest jednak rozszerzyć go o dodatkowe zapisy wymienione w par. 3 art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.

Aspekty podatkowe działania KGW zawarte w statucie pomogą podczas kontroli skarbowej

W statucie koła gospodyń wiejskich (KGW) warto uwzględnić aspekty podatkowe w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami. Chociaż szczegółowe regulacje podatkowe wynikają z prawa, statut powinien jasno określać zasady zarządzania finansami i wskazywać na zgodność działań koła z przepisami podatkowymi. W przypadku kontroli podatkowych, poza dokumentami księgowymi, deklaracjami podatkowymi, zapisami z ksiąg rachunkowych, czy weryfikacją uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, przedmiotem badania dla kontrolera jest także statut koła. Zapisy statutowe pozwalają urzędnikowi skarbowemu ocenić, czy przychody i koszty KGW są zgodne ze statutem, a co za tym idzie, czy poniesione koszty mogą stanowić koszty podatkowe w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Pamiętać tu warto, że tylko prawidłowo wykazane na gruncie podatkowym przychody i koszty podatkowe pozwalają obliczyć dochód podatkowy KGW. A tylko prawidłowo wykazany dochód podatkowy może podlegać zwolnieniu z opodatkowania podatkiem od osób prawnych (CIT).

Dodatkowe zapisy w statucie KGW – przykłady

Poniżej przedstawię dodatkowe zapisy, które mogą znaleźć się w statucie koła gospodyń wiejskich.

W tym artykule będę odnosić się do wzorcowego statutu dla KGW, który jest załącznikiem do ustawy o kołach gospodyń wiejskich, dostępnym na stronie https://www.gov.pl/attachment/dcfbb296-c77b-45d3-93e1-97f9dfc88530

 Działalność KGW poza siedzibą, czyli wskazówki do paragrafu 2

§ 2. ust. 2. wzorcowego statutu określa teren działania koła poza jego ustaloną siedzibą oraz terytorium RP. Na gruncie podatkowym powoduje to, że jakiekolwiek działania podjęte przez KGW np. poza granicami Polski (dla przykładu: wyjazd studyjny) będą mogły być zaliczane do kosztów statutowych i podatkowych koła. Warto ten zapis utrzymać. Dodatkowo warto tu dodać zapis mówiący o tłumaczeniu nazwy koła na języki obce: „KGW może dla celów współpracy z zagranicą posługiwać się tłumaczeniem nazwy w wybranych językach obcych”. Zapis taki ułatwi kołu funkcjonowanie na rynku międzynarodowym i aplikowanie o środki międzynarodowe poza granicami kraju.

Dostosujcie swój statut do ustawy OPP, czyli wskazówki do paragrafu 3

§ 3. wzorcowego statutu określa cele koła. Warto tutaj dodać zapis, który wskaże działania KGW na gruncie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (ustawa OPP). Mam tu na myśli art. 4 ustawy OPP, który wskazuje zakres działalności w sferze pożytku publicznego. Działalnością w sferze pożytku publicznego jest działalność społecznie użyteczna, prowadzona przez organizacje pozarządowe określone w ustawie OPP. Koła gospodyń wiejskich także funkcjonują w sferze pożytku publicznego określonym w art. 4 ustawy OPP i są organizacjami pozarządowymi. Nadmienić tu także należy, że koła mogą uzyskiwać status organizacji pożytku publicznego, który pozwala na pozyskiwanie odpisu podatkowego 1,5%. Także z tego powodu powinny starać się dostosować swój statut do ustawy OPP. 

Jak dostosować statut KGW do ustawy OPP i zyskać możliwość ubiegania się o dotacje w trybie przewidzianym ustawą OPP?

Wzorcowy statut KGW nie przewiduje zapisu dotyczącego działalności w sferze pożytku publicznego, dlatego warto samodzielnie uzupełnić tę lukę. KGW powinno zastanowić się i wpisać do swojego statutu wybrane, zgodne z założeniem działalności koła, punkty z art. 4 ustawy OPP.

Przykład: „KGW dla pełnej realizacji swoich celów statutowych realizuje także cele w sferze następujących zadań publicznych (pożytku publicznego) określonych w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie:

• działalności wspomagającej rozwój wspólnot i społeczności lokalnych,
• rozwijania aktywności i działalności wśród osób i społeczności zagrożonych wykluczeniem społecznym i gospodarczym,
• kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji;
• podtrzymywania tradycji narodowej, pielęgnowania polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej;
• nauki, edukacji, oświaty i wychowania;
• krajoznawstwa oraz wypoczynku dzieci i młodzieży;
• upowszechniania i ochrony praw kobiet oraz działalności na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn;
• upowszechniania kultury fizycznej i sportu;
• ochrony środowiska, ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego;
• działalności charytatywnej i dobroczynnej;
• promocji i organizacji wolontariatu;”

Doprecyzowanie celów KGW poprzez wskazanie działań z art. 4 ustawy OPP daje możliwość ubiegania się przez KGW o dotacje w trybie przewidzianym ustawą OPP.

Zadanie publiczne to każde działanie administracji publicznej, realizowane na podstawie obowiązujących ustaw. Zgodnie z zapisami ustawy OPP, organy administracji publicznej mogą KGW wspierać albo powierzyć (czyli przekazać im dotację) do wykonania zadania publicznego z zakresu art. 4 sfery zdań publicznych określonych w ustawie OPP. Oznacza to, że każde KGW może starać się o dotację na gruncie przepisów rozdziału 2 ustawy OPP. Warunkiem jest wskazanie w statucie koła wybranych przez koło celów, które określone są w art. 4 ustawy OPP.

Określenie sposobów realizacji celów statutowych KGW

Ważne jest także określenie sposobu realizacji celów wskazanych w statucie. Powinny one być zapisane pod celami działania koła. Ma to duże znaczenie na gruncie podatku od osób prawnych (CIT). KGW może bowiem do kosztów statutowych i podatkowych zaliczać tylko te koszty, które zostały poniesione zgodnie z postanowieniami statutu.

Przykład:

KGW ma w celach statutowych prowadzenie działalności edukacyjnej. Dodatkowo statut tego KGW przewiduje realizację działalności edukacyjnej poprzez prowadzenie zajęć edukacyjnych dla dzieci i młodzieży

KGW chce rozpocząć prowadzenie szkoleń kulinarnych dla dorosłych. Na gruncie ustawy o CIT koszty związane z prowadzeniem szkoleń kulinarnych dla dorosłych mogą zostać uznane za koszty nie stanowiące kosztu podatkowego, ponieważ statut KGW nie przewiduje prowadzenia działalności edukacyjnej poprzez prowadzenie szkoleń dla dorosłych. Aby koszty związane z prowadzeniem szkoleń dla dorosłych mogły być uznane za koszty statutowe i podatkowe koła, konieczna jest zmiana statutu poprzez zmianę zapisu ”KGW realizuje działalność edukacyjną poprzez prowadzenie zajęć edukacyjnych dla dzieci i młodzieży”, na następujący: „KGW realizuje działalność edukacyjną poprzez prowadzenie zajęć edukacyjnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych.”.

Zapisy określające sposoby realizacji celów statutowych KGW – przykłady

Poniżej podam przykładowe zapisy sposobu realizacji celów statutowych koła:

„KGW realizuje określone w statucie cele między innymi poprzez:

• realizację własnych projektów,
• organizowanie i prowadzenie szkoleń, warsztatów i spotkań edukacyjnych dla dzieci, młodzieży i dorosłych;
• organizowanie konkursów, zbiórek i innych przedsięwzięć, które mają na celu pozyskiwanie pomocy finansowej i rzeczowej,
• podejmowanie i prowadzenie działalności wydawniczej, publicystycznej i informacyjnej,
• organizowanie imprez okolicznościowych, festynów, festiwali, przeglądów, targów, spotkań, wystaw i koncertów,
• pozyskiwanie na własną działalność dotacji, grantów i innych form finansowania,
• wspieranie finansowe i niefinansowe uzdolnionej dzieci i młodzieży.”

Majątek Waszego koła, czyli wskazówki do paragrafu 4 ust. 1

§ 4 ust. 1 określa z jakich środków pochodzi majątek koła.

Źródła finansowania: zgodnie z art. 21 ustawy o KGW to: składki członkowskie, darowizny, spadki, zapisy, dochody z własnej działalności oraz z majątku koła i ofiarności publicznej. KGW może zgodnie z art. 23 i 23a otrzymywać dotacje publiczne i pomoc finansową, a art. 22 przewiduje możliwość prowadzenia przez koła działalności gospodarczej.

W części statutu dotyczącej finansów można wskazać źródła dochodów KGW, podkreślając, że dochody są rozliczane zgodnie z przepisami podatkowymi np.:

„Źródłami finansowania działalności koła gospodyń wiejskich są:

• Składki członkowskie.
• Dochody z działalności odpłatnej pożytku publicznego.
• Dotacje i granty.
• Darowizny, subwencje, zapisy i spadki.
• Dochody z ofiarności publicznej, organizacji wydarzeń, kiermaszy oraz innych inicjatyw zgodnych z celami statutowymi.
• Przychody finansowe.
• Inne środki finansowe uzyskane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.”

Warto tu nadmienić, że składki członkowskie są podstawowym źródłem finansowania KGW. W związku z tym istotny jest sposób ustalania i zbierania składek. Obowiązkiem zarządu koła jest terminowe egzekwowanie wpłat składek członkowskich. Brak ustalenia składek lub brak ich terminowych wpłat mogą ujemnie wpłynąć na majątek koła i świadczyć o nienależytym zarządzaniu KGW. Przypadki zwolnienia z opłat składek członkowskich lub ich niepobierania powinny być jasno określone w statucie lub uchwale organu stanowiącego koła (walne zebranie członków).

KGW planuje prowadzić działalność odpłatną

Jeżeli KGW planuje prowadzić działalność odpłatną, należy jasno określić, że taka działalność podlega odrębnym przepisom np.: „Koło gospodyń wiejskich może prowadzić działalność odpłatną pożytku publicznego, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, pod warunkiem, że wszelkie dochody z tej działalności będą przeznaczone na realizację celów statutowych. Działalność ta podlega rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.” Działalność odpłatna nie jest w rozumieniu ustawy o OPP działalnością gospodarczą i musi spełniać wymagania określone w art. 8 i 9 ustawy OPP. Dodatkowo zakres działalności odpłatnej powinien zostać określony w statucie lub uchwale organu stanowiącego koła.

KGW planuje prowadzić działalność gospodarczą

Jeśli KGW zamierza prowadzić działalność gospodarczą nastawioną na zysk (np. sklepik z lokalnymi wyrobami), statut powinien określać, że działalność ta podlega zasadom opodatkowania i oddzielnej ewidencji finansowej np.: „Koło gospodyń wiejskich może prowadzić działalność gospodarczą w zakresie określonym w statucie. Działalność gospodarcza podlega zasadom opodatkowania i ewidencji zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.” Jest to istotne ze względu na obowiązek wykazania rachunkowo i podatkowo odrębnie dochodów koła z działalności gospodarczej i statutowej.

Wskazówki dotyczące podatków

Statut powinien uwzględniać obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym i przestrzegania przepisów dotyczących prowadzenia księgowości np.: „Koło gospodyń wiejskich zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji finansowej i rozliczeń podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności KGW prowadzi pełne księgi rachunkowe/ uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (tutaj po spełnieniu warunków zawartych w art. 24 ustawy o KGW, koło ma możliwość wyboru prowadzenia uproszczonej ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) oraz składa odpowiednie deklaracje podatkowe do urzędu skarbowego.”

Jeżeli KGW korzysta z przepisów umożliwiających zwolnienia podatkowe, np. dla dochodów KGW przeznaczanych na cele statutowe art. 17 ust. 1 pkt. 39a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), warto uwzględnić to w statucie. Na przykład: „Dochody koła gospodyń wiejskich przeznaczone na realizację celów statutowych korzystają ze zwolnień podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.” Jasne wtedy jest, że działania koła nastawione są na rozwój działalności statutowej, a nie na osiąganie zysków.

W statucie należy zawrzeć zapis o odpowiedzialnym zarządzaniu finansami i przestrzeganiu przepisów podatkowych, np.: „Koło gospodyń wiejskich prowadzi swoją działalność finansową w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi oraz ustawą o rachunkowości.”

Zapis taki definiuje koło jako organizację odpowiedzialną społecznie i świadomą swoich praw i obowiązków na gruncie wszystkich wymienionych w artykule ustaw.

O czym warto jeszcze pamiętać?

1. Konsultacje z członkami – przed ostatecznym zatwierdzeniem statutu, warto skonsultować jego treść z członkami KGW, aby uwzględnić potrzeby i oczekiwania wszystkich.
2. Skorzystanie z gotowych wzorów – wiele KGW udostępnia swoje statuty w internecie jako wzory.
3. Konsultacja z prawnikiem – warto upewnić się, że statut jest zgodny z przepisami prawa.
4. Rejestracja KGW – po uchwaleniu statutu należy zgłosić KGW do rejestru prowadzonego przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR).
5. Statut działającego już KGW można uzupełnić lub zmienić. Wiąże się to z podjęciem uchwały o zmianie statutu przez walne zgromadzenie oraz rejestracją zmienionego statutu wraz z uchwałą w ARiMR lub KRS.

Dobrze napisany statut to podstawa dobrego funkcjonowania KGW. Dobry statut ułatwia organizację pracy i zapobiega powstawaniu konfliktów. Ujęcie aspektów podatkowych w statucie pomaga w uporządkowaniu kwestii finansowych i zapewnia zgodność z prawem. Warto skonsultować statut z prawnikiem lub księgowym, aby upewnić się, że przygotowany dokument jest zgodny z przepisami i dostosowany do specyfiki działalności koła.

Podstawy prawne:

1.     Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich

2.     Ustawa z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego
 i o wolontariacie

3.     Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)

Autorka: Katarzyna Bajraszewska. “Moją pasją jest edukowanie i wspieranie NGO. Pomagam firmom i organizacjom osiągać cele, zarządzać finansami i rozwijać się. Mam ponad 28 lat doświadczenia w zarządzaniu i finansach firm oraz organizacji pozarządowych. Jestem ekspertką w doradztwie biznesowym, księgowości i negocjacjach. Mogę pomóc jako certyfikowany trener biznesu, coach i mentor z międzynarodowymi kwalifikacjami. Jestem także autorką publikacji oraz prelegentką szkoleń dla NGO i przedsiębiorstw. Dowiedz się więcej o mojej działalności www.ekspertngo.pl“